Gestion et archivage électronique de vos documents (GED et SAE)

Les documents sont massivement créés sous format numérique. Mais comment s'assurer de leur conservation, de leur lisibilité et de leur caractère probatoire, 10 ans après ?

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Les documents des entreprises sont massivement créés sous format numérique, échangés par voie électronique et stockés sous ce même format.

Mais comment être sûr qu’un document informatique soit exploitable dans 5 ou 10 ans, en cas de contrôle ou de litige ?
Comment s’assurer de conserver le côté original d’un document numérique, par essence, toujours modifiable et de son caractère probatoire ?
Comment, également, gérer le règlement général sur la protection des données (RGPD) en lien avec la conservation des données au sein d’une entreprise ?

Découvrez les points de vigilances de la gestion électronique des documents et différents outils

Objectifs

  • Comprendre les enjeux de la protection des données personnelles
  • L’enjeu des originaux numérique
  • Les différents critères et les différentes briques du système d’information de l’entreprise
  • Gérer l’archivage électronique des originaux numériques sur le long terme.

Programme de formation

Loi informatique et libertés et Règlement Général sur la protection des données (RGPD)

  • Les différents types de données
  • Les différents cadres d’utilisation des données personnelles
  • Mettre en place le RGPD
  • Cartographier les données personnelles
  • Gérer les risques et documenter la conformité
  • Exemples pratiques

Le cycle de vie des documents

  • Différence entre l’original papier et l’original numérique
  • Les enjeux législatifs autour de la reconnaissance des écrits numériques
  • Comment s’assurer d’avoir un original numérique :
  • Certificat électronique
  • EDI
  • Piste d’audit fiable
  • La copie fiable ayant valeur probante

Le Système d’information d’une entreprise

  • 4 grands enjeux lors du choix d’une solution
  • Solution propriétaire / Open source / Application sur mesure
  • Hébergement
  • Les différents outils : Gestion électronique des documents (GED), Gestion de la relation client (CRM), Réseaux sociaux d’entreprise (RSE), archivage électronique (AE), Coffre-fort Electronique (CFE),

Gestion des documents dans le système d’archivage électronique

  • Les durées d’utilité administrative (DUA)
  • L’enjeu de la prescription civile face aux DUA
  • RGPD, Droit à l’oubli et archivage

Les normes autour de l’archivage électronique

Mettre en place et gérer l’archivage électronique dans le temps

  • Déployer un Système d’archivage électronique (SAE)
  • Sauvegarder et migrer son archivage électronique
  • Cloud computing / Coffre-fort électronique : quelles articulations avec un SAE

Public visé

  • Dirigeant d’entreprise,
  • Documentaliste – archiviste
  • Responsable de la gestion documentaire d’une entreprise
  • Responsable des systèmes d’informations d’une entreprise
  • Services administratifs de l’entreprise

Prérequis

Maîtriser la navigation sur Internet et l’outil informatique
Avoir accès a sa messagerie électronique pendant la formation (création de comptes, etc.)

Modalités de suivis

  • Il est demandé aux stagiaires à chaque début de demi-journée la signature de la feuille de présence.
  • Durant la formation, le formateur veille à la bonne compréhension et acquisition de l’information au travers de questions posées aux stagiaires.

Moyens pédagogiques

  • Matériel informatique récent mis à disposition
  • Certificat électronique de démonstration
  • Méthodes expositives, démonstratives et actives

Accessibilité

Alençon, Saint-Lô : Locaux accessibles aux personnes à mobilité réduite

Caen – locaux partiellement accessibles aux personnes à mobilité réduite

Modalités d'évaluation

  • Un quizz de connaissances est effectué durant la formation
  • Une auto-évaluation est demandée à l'apprenant à la fin de la journée
  • Le formateur valide ou non les acquis de l'apprenant.

Tarifs de la formation

  • Tarifs catalogue formations inter entreprise : 300€ HT et 360€ TTC/jour.
  • Tarifs formations intras et personnalisées : sur devis.

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Financement

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