Outils & stratégies numériques pour adapter son activité professionnelle au confinement

En raison de l’épidémie de Covid-19, de nombreuses activités sont ralenties ou totalement arrêtées. Nous vous proposons dans cet article, quelques pistes pour adapter votre activité à cette période particulière.

Nous vous invitons, dans tous les cas à :

  • Respecter les mesures sanitaires qui évoluent
  • Respecter le confinement
  • Limiter les contacts et déplacements
  • Vérifier les nouvelles recommandations gouvernementales

Sommaire :

  • Les mesures règlementaires (22 mars 2020)
  • Communiquez et informez vos clients
  • Vous livrez ou mettez en place un système de retrait (drive) ?
  • Si besoin, prospectez localement
  • Votre site internet : site vitrine ou ecommerce ?
  • Quelques outils de visio et de travail collaboratif
  • Que faire si votre activité professionnelle est complètement arrêtée avec le confinement ?
  • Quelques aides et cellules de soutien pour vous accompagner
  • Vos conseils / Techniques / Bons plans

Les mesures règlementaires (22 mars 2020) :

Une partie de votre activité n’est pas dépendante d’un accueil du public ?

  • Si elle peut être gérée par télétravail : mettez le télétravail en place
  • Si elle ne peut pas être gérée à distance : il vous appartient de respecter les mesures sanitaires et de limiter les contacts entre les employés (distance, nettoyage des mains, masques, etc.).

Votre activité nécessite l’accueil du public ?

Certaines activités qui peuvent ouvrir (avec toutes les précautions utiles) :

« (…) qu’il en va de même des commerces à l’exception de ceux présentant un caractère indispensable comme les commerces alimentaires, pharmacies, banques, stations-services ou de distribution de la presse ;

Mais également, les activités citées en annexe :

  • Entretien, réparation, location de véhicules automobiles, véhicules ou matériels agricoles
  • Carburant
  • Ordinateurs et téléphone (vente, réparation)
  • Matériaux de construction, quincaillerie, etc.
  • Pharmacie, mais aussi articles médicaux, orthopédiques, optiques
  • Animaux de compagnies
  • Vapotage
  • Vente par automates
  • Hôtels et hébergement touristique (s’il s’agit du domcile régulier des personnes)
  • Agence intérim
  • Blanchisserie – teinturerie
  • Services funéraires
  • Activités financières et assurance

Si vous mettez en place l’accueil du public, il faut :

  • Limiter le nombre de personnes présentes dans vos locaux
  • Il faut garantir une distance interpersonnelle assez conséquente (1,5mètre)
  • Protéger vos salariés (panneau de plexiglas, masque, gel hydroalcoolique, etc.)

Les retraits et livraisons sont possibles !

« – au titre de la catégorie M : Magasins de vente et Centres commerciaux, sauf pour leurs activités de livraison et de retraits de commandes ;
« – au titre de la catégorie N : Restaurants et débits de boissons, sauf pour leurs activités de livraison et de vente à emporter (…)

Attention, ces informations sont susceptibles d’évoluer.

Sources :

Communiquez et informez vos clients

Vos clients sont actuellement confinés chez eux. Ont-ils encore besoin de vos produits ? De vos services ou pas ? Sont-ils informés si vous êtes joignables ? Si vous proposez des retraits ou des livraisons ?

A vous de mettre en place :

  • Un message sur votre vitrine indiquant comment vous joindre
  • Un transfert d’appels / un message sur votre répondeur
  • Un accès à vos mails / Des réponses automatiques

Diffusez l’information sur :

  • Google My Business
  • Vos réseaux sociaux (et ancrez un contenu en haut de page)
  • Votre site internet
  • Auprès de votre fichier client en envoyant un email ou un sms :
  • etc.
Exemple d’interface pour créer un email de façon intuitive (outil Mailjet)

Vous livrez ou mettez en place un système de retrait (drive) ?

  • Informez vos clients via vos canaux de communication.
  • Mettre en place un ou plusieurs systèmes de prise de commande : par téléphone, par mail, par facebook messenger (attention, tout le monde n’a pas facebook)
  • Mettez éventuellement en place un formulaire de commande en ligne. Cette solution est relativement souple et vous permettra de centraliser les commandes et d’indiquer l’ensemble de vos produits à vos clients. (par exemple : Google Form ou Framaform ). Par contre, elle ne vous permettra pas de gérer le paiement de vos clients.
Exemple de formulaire pouvant être généré (Google Form)

Vous passez par un prestataire pour livrer ?

  • Le dépôt en point relais n’est plus possible (Mondial Relay,…)
  • Certains services fonctionnent avec perturbations : livraisons rationalisées, priorisation de certains colis, etc. (Laposte, UPS, DPD, DHL, TNT, GLS, etc.)
  • Pensez également aux livreurs locaux si votre zone de chalandise est locale.

Vous livrez vous même ?

Attention, le livreur ne doit pas être en contact avec la personne qui reçoit le colis.

Quelques bonnes pratiques pour la livraison :

Si besoin, prospectez localement

Les régies publicitaires Google Ads et Facebook Ads permettent de faire de la publicité ciblée localement. Ce qui peut être aussi une façon de renforcer son activité, sans devoir faire appels à des livreurs et en limitant les transports.

Si vous lancez une campagne publicitaire :

  • Définissez précisément les personnes que vous ciblez
  • Resserrez au maximum votre cible. (Ne ciblez pas tout le monde)
  • Lancez votre campagne avec des petits montants (Il est possible de faire des campagnes publicitaire pour 20€)
  • Définissez des périodes de début et de fin (Ce qui implique de définir un budget global pour la campagne et non un budget par jour)
  • Prenez le temps de rédiger proprement votre annonce, de valoriser les atouts de vos produits, de votre entreprise.
  • Tentez des variantes
  • Analysez l’efficacité de vos campagnes publicitaires.
Exemple de ciblage géographique avec la régie publicitaire de Facebook

Votre site internet : site vitrine ou ecommerce ?

Si vous n’avez pas de site, cela peut être l’occasion d’en faire ou d’en faire faire un. Vous pouvez commencer par un simple site vitrine qui vous permettra de communiquer avec vos clients.

Vous pouvez aussi, très rapidement, proposer un système de formulaire sur votre site, pour permettre à vos clients de passer une première commande (devis en ligne, formulaire avec produits souhaités, etc. avant d’aller sur un site ecommerce).

Si vous souhaitez faire un site ecommerce, mesurez bien le temps nécessaire pour intégrer vos produits dans le site. Celui-ci risque de ne pas être disponible tout de suite.

Enfin, si vous n’êtes pas à l’aise avec le développement, mais que vous souhaitez faire vous même votre site ecommerce, certaines plateformes comme wizishop proposent une version gratuite pendant la crise.

Certains systèmes de paiement, comme Lydia ou Paylib proposent également des outils de paiement dématérialisés.

Liste non exhaustive d’outils ecommerce proposant des tarifs préférentiels pendant la crise : https://www.economie.gouv.fr/coronavirus-e-commerce-offres-preferentielles-commercants

Dispositif d’aide aux artisans commerçants pour financer la mise en place de projets liés au numérique (par exemple création de site, etc.) en Normandie : https://adnormandie.fr/wp-content/uploads/sites/8/2019/12/Impulsion-Transition-numérique.pdf

Quelques outils de visio et de travail collaboratif

Il existe de nombreux outils permettant de faire des visioconférences entre collègue ou avec des clients. Par exemple (liste non exhaustive) :

Exemple de visio avec Framatalk

Il existe aussi des outils d’animation de réunion permettant visio, tableau blanc, sondage, etc. (liste non exhaustive) :

Enfin, faites attention lorsque vous choisissez un outil en ligne. Celui-ci doit bien être à destination d’un usage professionnel et non être un simple outil à destination des particulier (par ex : Google Drive, Dropbox, etc.). Vous n’avez pas les mêmes garanties de confidentialité, de disponibilité et de sécurité de vos données.

Exemple de Beekast

Que faire si votre activité professionnelle est complètement arrêtée avec le confinement ?

Il est possible que vous ne soyez pas en mesure de poursuivre votre activité professionnelle. C’est peut être le moment de revenir sur un projet qui court sur le long terme et que vous n’avez pas pu mettre en place faute de temps :

Enfin, est-ce qu’il n’y a pas des actions que vous pouvez anticiper pour la reprise ? Pour mobiliser vos clients ?

Quelques aides et cellules de soutien pour vous accompagner

Informations officielles liées au provenant du gouvernement :
https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

Toutes les mesures de soutien économique aux entreprises :
https://www.economie.gouv.fr/coronavirus-soutien-entreprises

Dispositif d’aide aux artisans commerçants pour la mise en place de projets liés au numérique (par exemple création de site, etc.) en Normandie : https://adnormandie.fr/wp-content/uploads/sites/8/2019/12/Impulsion-Transition-numérique.pdf

Les cellules de soutien :

Vos conseils / Techniques / Bons plans :

Cette liste n’est pas exhaustive. N’hésitez pas à mettre dans les commentaires, vos conseils, techniques et bons plans.


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