Méthodes et outils pour mettre en place le télétravail pendant le confinement

illustration du télétravail

On continue à vous aider, pour essayer de maintenir une partie de votre activité, tout en respectant le confinement et les autres mesures sanitaires. On vous propose, un point sur le télétravail, ses outils et les bonnes pratiques.

Le télétravail : un levier d’efficacité au travail

«Le télétravail est une activité professionnelle effectuée en tout ou partie à distance du lieu où le résultat du travail est attendue. »

Aujourd’hui il y a de grande chance que ce lieu soit votre domicile. Peut-être que vous avez espérés pouvoir télétravailler depuis longtemps ou peut-être que vous n’y avez jamais pensé. Quoi qu’il en soit, ce n’est pas si facile. Le télétravail a des inconvénients :

  • Le télétravail n’est pas possible pour tous les métiers, ni pour toutes les personnes.
  • Il entraine des changements d’habitudes / du cadre de travail
  • Il peut générer un sentiment d’isolement, casser les dynamiques d’équipes…
  • Risque de ne plus déconnecter
  • Risque de procrastiner

Le télétravail a aussi de nombreux atouts. Les études ont montré que le télétravail permettait :

  • Une diminution des frais de transports
  • Des horaires plus souples et donc plus d’efficacité
  • Une diminution du stress et de la fatigue
  • Une diminution des retards et de l’absentéisme
  • Un plus grand engagement des salariés.

Enfin, si le télétravail est organisé sur l’ensemble du temps de travail en raison des mesures sanitaires, il peut être organisé partiellement, quelques jours par semaine dans d’autres circonstances.

Bien entendu, pour que tout cela se passe au mieux il est préférable de suivre quelques règles et d’utiliser les bons outils.

Quelques méthodes essentielles pour bien télétravailler

Le pyjama, pas question !

Le matin, préparez-vous de la même manière que lorsque vous alliez au bureau. Cela vous permettra de vous mettre dans le même état d’esprit. Rester en pyjama ne vous donnera envie que d’une chose : retourner au lit. Ici pas d’outil, à vous d’être rigoureux.

Aménagez-vous un espace dédié

Vous allez avoir besoin d’un espace où vous pourrez travailler et stocker vos documents et votre matériel sans craindre d’être dérangé. Si vous en avez la possibilité réservez une pièce à votre activité professionnelle.
Maintenez des temps collectifs et structurez vos agendas

Si l’ensemble de l’équipe travaille à distance, il est essentiel de maintenir des temps collectifs d’échanges et de cohésion. Une visio pour échanger autour du café du matin, un point hebdomadaire pour échanger ensemble, etc.

Les outils indispensables au télétravail

En parlant d’échange avec vos collègues, vous aurez sûrement besoin de travailler collectivement sur un même fichier. Plutôt que de procéder par mail et de ne plus savoir quelle est la dernière version de travail, n’hésitez pas à les centraliser.

Les outils de stockage et de bureautique, 100% cloud

Pour tous les outils cloud, faites attention aux garanties que vous proposent ces solutions, notamment quand il s’agit de solution à destination de particuliers.

One Drive et la suite Microsoft Office

Vous pouvez utiliser un service cloud. Si vous êtes l’heureux possesseur d’une licence Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint…) alors vous devez déjà avoir accès à One Drive. Un abonnement vous donne le droit à 1To de stockage, ce qui est bien plus que ce qu’on besoin la plupart des gens. Si vous n’avez pas de licence, vous pouvez toujours créer un compte gratuitement et bénéficier de 5Go et d’un accès aux versions web simplifiés (mais suffisante pour beaucoup d’usages) des logiciels de la suite office.

Attention cependant à la version grand public des outils de Microsoft pour un usage personnel, l’entreprise n’étant pas forcement un bon élève en ce qui concerne la confidentialité de vos données.

Google Drive

Aussi connu que la suite Microsoft, vous pouvez utiliser les outils en ligne fourni par Google. Ils proposent à peu près les mêmes conditions que son concurrent excepté pour l’offre associative.

Déployez votre serveur centralisé

Vous pouvez également installer un serveur centralisé avec un droit d’accès pour tous vos collaborateurs. Serveur que vous conserverez et exploiterez par la suite. Les entreprises d’installation – réparation de matériel informatique peuvent encore maintenir leur activité, tout en respectant les gestes barrières.

Il existe bien entendu d’autres service cloud : Dropbox, Pcloud, Mega… A vous de choisir l’outil qui vous correspond.

Fixez-vous des objectifs, des délais et communiquez

Au bureau, vous arrivez à tenir vos engagements. Vous n’êtes là que pour une chose, travailler.

Chez vous c’est différent. Il y a énormément de sources de distraction et vous pouvez facilement vous retrouver à faire autre chose. Alors pour tenir, établissez chaque jour une feuille de route. Vous pouvez utiliser plusieurs outils pour cela :

Les listes de taches intégrées à vos outils d’email

Google Tasks : intégré à Gmail, c’est un outil gratuit qui vous permet de créer une liste de taches. Vous retrouvez aussi un outil similaire dans Outlook. Que cela soit sur la version en ligne ou PC.

Les To Do List

Quelques exemples de Todolist.

Les post-its et le bloc-notes font aussi très bien l’affaire selon vos besoins.

Les outils pour travailler en équipe

Chez vous, vous êtes isolé. C’est peut-être là l’un des plus gros problèmes du télétravail. Fort heureusement, il existe multitude d’outils pour contourner ce problème.

  • Trello : https://trello.fr un outil de gestion de projet simple et personnalisable. Il dispose d’une version gratuite.
  • Microsoft Teams : créé par Microsoft il est l’un des outils les plus utilisés en ce moment. Il vous permet de créer un espace de discussion avec différents salons pour vous et votre équipe. Il permet également l’organisation de réunions en visio et est directement intégré à la suite d’outils Microsoft.
  • FramaBoard : https://framaboard.org | Un outil libre de gestion de projet basé sur la méthode Kanban.
  • La messagerie Slack : https://slack.com/intl/fr-fr/
  • Il existe aussi une multitude de réseau sociaux d’entreprises qui peuvent être mis en place tel que WorkPlace(by Facebook), Yammer (microsoft) et Jamespot

Echanger avec ses collègues ou ses clients

Vous avez besoin d’échanger avec vos collègues ou vos clients. Pour ce faire, de nombreux outils de visioconférence sont à votre disposition et beaucoup sont gratuit :

  • Skype
  • Discord
  • FramaTalk
  • Jitsi
  • Facebook Messenger

Des outils à tester et utiliser au regard des circonstances

De nombreux outils numériques proposent au regard de la situation sanitaire actuelle des versions gratuites ou à tarif préférentiel, pour une durée limitée. Cela n’est pas sans intérêt de leur part : une fois l’habitude prise, il est probable que vous les conserviez. Cependant, ce peut également être l’occasion pour vous de les tester et d’améliorer vos échanges au sein de l’entreprise.

Quelques propositions d’outils recensés par le ministère de l’économie autour du télétravail : https://www.economie.gouv.fr/coronavirus-offre-services-numeriques-teletravail

L’ensemble des services recensés est disponible à la page suivante :
https://www.economie.gouv.fr/coronavirus-offre-services-numeriques

Il y a également différents outils associés à l’initiative Open Solidarity en lien avec les hébergements d’OVH :
https://open-solidarity.com/fr/

Déconnectez !

Quand je vous parlais d’une feuille de route, il s’agissait également de prendre pour vous un peu de temps et de savoir s’arrêtez quand il le faut. Décidez donc des horaires fixes que vous aurez à respecter.

Quant à vos tâches quotidiennes, vous pouvez utiliser l’outil « décompte » intégré à Windows. Ainsi vous pouvez vous imposer de travailler pendant 1h, mettre un décompte et prendre une petite pause quand celui-ci est terminé. Ça peut sembler basique, mais ce petit compteur vous permettra de garder votre concentration et de prendre des pauses sans trop culpabiliser.

Essayez, vous verrez que vous serez plus efficace.

Établissez des règles strictes pour votre famille

Vous devez établir des règles afin de limiter le dérangement par d’autres membres de votre famille. Que ce soit par des enfants ou la personne avec qui vous partagez votre vie. Le meilleur moyen pour que cela se passe bien et de se libérer du temps pour être avec eux et de leur expliquer qu’en dehors de ces créneaux, vous n’êtes pas disponible. Répartissez-vous équitablement les choses dans votre couple.

Si tout cela n’est pas possible alors il ne me reste plus qu’à vous souhaitez bon courage avec vos enfants. Il n’y a pas de recettes miracles.


One thought on “Méthodes et outils pour mettre en place le télétravail pendant le confinement

  1. Merci beaucoup Guillaume j’ai vu en replay ce webinar qui m’a conforté dans certaines de mes pratiques et c’est bien agréable… Toujours autant de mal de me libérer pour les live mais tant qu’il y a des replay c’est nickel donc à bientôt 👍

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