L’archivage d’une copie numérique vaut l’original papier

01-06-2016

Actuellement, les entreprises naviguent dans un monde hybride ou versions papier et numérique des documents cohabitent. Ce qui n’est pas sans leurs poser quelques soucis pour l’archivage. En effet, jusqu’ici n’étaient recevable juridiquement que les originaux, quel que soit leur support. Ceci devrait évoluer prochainement.

Des copies numériques irrecevables ?

De plus en plus d’entreprises conservent les copies numériques de leurs documents papier et suppriment ces derniers. Si cela est légalement possible pour les factures électroniques, un doute subsistait pour les autres documents. Une copie numérique n’était considérée que comme une copie. Un début de commencement de preuve. Seul l’original papier faisait preuve.

Dans une affaire jugée par la Cour d’appel de Paris le 11 février 2016, un contentieux opposait une cliente n’ayant pas remboursé son crédit renouvelable et sa banque.

Dans un premier temps, le tribunal d’instance de Montreuil-sous-Bois n’a pas fait droit à la demande de remboursement de la banque au motif qu’elle ne rapportait pas la preuve de sa créance (le contrat de crédit). Les preuves fournies étant alors des copies numériques des originaux papiers.

Mais la banque a fait appel du jugement au motif que les preuves produites étaient conformes à l’article 1348, al. 2 du code civil. Pour ce faire, elle se fondait sur les conditions d’archivage électronique utilisées qui respectaient les spécifications de la norme AFNOR Z 42-013 ainsi que sur une attestation d’audit de conformité à cette norme. La norme invoquée par la banque permet de garantir que les images produites au moyen des copies numériques et archivées sont fidèles aux originaux.

Finalement la Cour d’appel a tranché en estimant que les copies sont parfaitement lisibles et exploitables et qu’elles constituent une preuve écrite suffisante, alors que la banque ne disposait pas des originaux des contrats. Décision fondée sur les articles 1316-1 et 1348 al.2 du Code civil De plus, ces écrits étaient complétés par la production de la liste des mouvements du compte bancaire de la cliente mentionnant les échéances en retard et les prélèvements y afférents.

Une évolution du code civil face au numérique

Parallèlement à ce contentieux, l’ordonnance du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations a modifié le code civil sur ce point.

Le nouvel article 1379 du Code civil, qui entrera en vigueur au 1er octobre 2016, établit le principe selon lequel la copie « fiable a la même force probante que l’original ». « est présumé fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret »

Ce qui lève les doutes qui pouvaient subsister sur la possibilité que l’on avait de détruire des originaux papiers lorsque l’on a procédé à leur numérisation en vue de l’archivage électronique.

D’un point de vue fiscal, « l’arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents » reprend la même idée : « Art. A. 102 B-1.-I.-Le transfert des documents mentionnés au I bis de l'article L. 102 B établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. »

Sources :

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